Wohin mit dem genealogischen Nachlass?
Noch nie gab es so viele Familienforscherinnen und Genealogen wie heute. Sie sammeln Daten, Briefe, Bilder, Dokumente, Tagebuchnotizen und Urkunden von Menschen, die vor Jahren oder Jahrzehnten das Zeitliche gesegnet haben. Damit diese Sammlungen dereinst nicht im Müll landen, sondern nachfolgenden Generationen von Familienforschern zur Verfügung stehen, ist es wichtig, sich rechtzeitig Gedanken zu machen, was damit geschehen soll. Eine Möglichkeit, den genealogischen Nachlass zu bewahren, besteht darin, ihn dem Staatsarchiv Graubünden in Chur zu übergeben. Der stellvertretende Staatsarchivar Sandro Decurtins erklärt im Folgenden die Bedingungen für eine Übernahme genealogischer Nachlässe.
Übernahme von Dokumentationen zur Familien- und Personengeschichte im Staatsarchiv Graubünden
Das Staatsarchiv ist in erster Linie das Archiv der Behörden des Kantons (Verwaltung, Gerichte, kantonale Institutionen). Um die Geschichte des Kantons umfassend dokumentieren zu können, übernimmt es auch Archive aus privater Hand (Familienarchive, Nachlässe einzelner Personen, Archive von Vereinen, Verbänden, Stiftungen, Firmen usw.). Für entsprechende Angebote ist das Staatsarchiv dankbar.
Das Staatsarchiv fungiert unter anderem auch als Zentrum der Bündner Familienforschung; dank seiner Archivalien, aber auch dank der Dokumentationen und Publikationen zu einzelnen Personen und Familien. Das Staatsarchiv ist weiterhin an der Übernahme der Arbeitsergebnisse von Familienforschern und -forscherinnen interessiert.
Es archiviert insbesondere:
· Abgeschlossene Dokumentationen
· Stammbäume, Stammtafeln (keine Entwürfe und Skizzen)
· abgeschlossene Familiengeschichten (Druck, aber auch Manuskripte)
· Vollständige Transkriptionen von Dokumenten, die als Original oder auf Mikrofilm im Staatsarchiv Graubünden vorhanden sind
Arbeitsnotizen, Entwürfe, Vorarbeiten zu Dokumentationen, Kopien und Auszüge aus Kirchenbüchern, Abschriften und Kopien von Dokumenten aus Privatbesitz oder anderen Archiven können nicht archiviert werden.
Für eine dauernde Archivierung müssen genealogische Arbeitsergebnisse und Dokumentationen gewisse Qualitätsstandards erfüllen. In erster Linie müssen sie auch für Aussenstehende verständlich sein; es darf sich nicht um. Arbeitsunterlagen handeln, die nur dem Forschenden selbst dienen. Dies setzt eine gute Ordnung des zur Archivierung vorgesehenen Materials voraus Sorgfältig erarbeitete Dokumentationen sollten auch Quellenangaben enthalten.
Die zu archivierenden Unterlagen können in analoger oder digitaler Form abgegeben werden. Digitale Daten müssen jedoch in archivtauglichen Formaten vorliegen. Das Staatsarchiv ist bei der Umwandlung in solche Formate gerne behilflich.
Publizierte Werke werden in die Präsenzbibliothek aufgenommen und sind für alle Benutzer frei zugänglich. Dokumentationen und andere genealogische Arbeitsergebnisse mit Publikationscharakter werden wenn möglich ebenfalls in die Präsenzbibliothek integriert. Enthalten diese Werke jedoch schützenswerte Personendaten von lebenden Personen (u. a. Geburtsdaten, Kontaktangaben), werden sie wie Archivgut behandelt und unterliegen ausserdem den gesetzlichen Schutzfristen. Diese Unterlagen sind vor Ablauf der Schutzfrist gegen Bewilligung einsehbar. Alle übrigen Dokumentationen, die ihrer Form nach keine Publikationsqualität aufweisen (z. B. handschriftliche Unterlagen, Excel-Tabellen), werden wie Archivgut behandelt. Enthalten sie schützenswerte Personendaten, unterliegen sie ebenfalls den gesetzlichen Schutzfristen.
Bisher wurden die genealogischen Unterlagen unter der Signatur IV 25 e 2 abgelegt, neu in der Dokumentation Familienforschung (Signatur S1).
Sandro Decurtins, stv. Staatsarchivar